Organizacja imprezy firmowej we Wrocławiu krok po kroku
Impreza firmowa wygląda na proste zadanie tylko do momentu, w którym trzeba ją naprawdę zorganizować. Nagle okazuje się, że wolny termin jest w środku tygodnia, catering nie wjedzie z jedzeniem przed osiemnastą, a jedna trzecia gości przyjeżdża z drugiego końca Polski i pyta o nocleg. Poniżej kolejność działań, która oszczędza najwięcej nerwów.
Zacznij od liczby gości, a nie od pomysłu na motyw przewodni
Motyw przewodni, dekoracje i lista atrakcji to najprzyjemniejsza część planowania, ale ustala się ją później. Najpierw musisz wiedzieć, ile osób realnie się pojawi. Różnica między setką a trzystoma gośćmi to nie jest różnica skali, tylko zupełnie inna sala, inny catering, inna technika i inny budżet.
Przyjmij, że frekwencja na imprezach firmowych rzadko sięga stu procent wysłanych zaproszeń. Realne potwierdzenia to zwykle 70 do 85 procent. Salę dobieraj jednak pod górną granicę. Pusta przestrzeń wygląda smutno, ale ciasnota potrafi zepsuć wieczór szybciej niż cokolwiek innego.
Termin rezerwuj wcześniej, niż ci się wydaje
Sezon eventowy we Wrocławiu zaczyna się we wrześniu i nie odpuszcza do końca grudnia. Terminy na wigilie firmowe i gale podsumowujące rok potrafią znikać już wiosną. Jeśli planujesz duże wydarzenie w listopadzie albo grudniu, pytanie o dostępność wysyłaj z półrocznym wyprzedzeniem.
Przy okazji warto zapytać o coś, o czym mało kto pamięta na starcie: o której godzinie możesz wejść na montaż i do której masz czas na demontaż. To potrafi zmienić wycenę bardziej niż sama liczba godzin imprezy.
Dobierz salę do formatu wydarzenia, nie tylko do liczby osób
Sto osób przy okrągłych stołach, sto osób na stojąco z bufetem i sto osób siedzących przed sceną to trzy różne metraże. Zanim porównasz oferty, ustal, czy potrzebujesz części oficjalnej ze sceną, czy tylko przestrzeni do rozmów i zabawy.
Dobrym punktem odniesienia jest wrocławski Terminal Event Center przy ul. Rakietowej 33. Sala Galileo ma 750 m², scenę o wymiarach 10 × 4 m, ekran LED 6 × 3 m i możliwość pełnego zaciemnienia, więc obsłuży galę z częścią oficjalną, pokazem i zabawą do rana. Przy naprawdę dużych firmach w grę wchodzi Hala Orion o powierzchni 2900 m², w której odbyła się między innymi wigilia firmowa dla ponad 800 osób. Mniejsze spotkanie zamknięte, do pięćdziesięciu osób przy stołach, spokojnie zmieści się w Sali Apollo.
Catering, technika i obsługa, czyli trzy rzeczy, które najczęściej się rozjeżdżają
To właśnie na styku tych trzech obszarów powstaje większość problemów. Ustal je na piśmie, a nie w rozmowie telefonicznej.
- Sprawdź, czy obiekt ma własną kuchnię i catering, czy trzeba wprowadzać firmę z zewnątrz. Catering na miejscu oznacza mniej logistyki i zwykle mniej opłat dodatkowych.
- Zapytaj wprost, co wchodzi w cenę sali: nagłośnienie, mikrofony, oświetlenie, obsługa techniczna, ochrona, sprzątanie po imprezie.
- Ustal, kto obsługuje sprzęt w trakcie wydarzenia. Sala z nagłośnieniem, ale bez człowieka przy konsolecie, to zaproszenie do kłopotów.
- Dowiedz się, czy w obiekcie da się wydzielić drugą przestrzeń na garderobę, chillout albo strefę dla prelegentów.
- Zapytaj o prąd. Kapela, food trucki i fotobudka potrafią wspólnie położyć instalację, jeśli nikt tego wcześniej nie policzył.
Policz koszty, których nie widać w pierwszej ofercie
Cena wynajmu sali to zwykle mniej niż połowa budżetu. Reszta rozkłada się na pozycje, które łatwo przeoczyć na etapie porównywania ofert.
- ochrona i obsługa medyczna przy większych wydarzeniach
- opłaty licencyjne za odtwarzaną muzykę
- godziny montażu i demontażu poza standardowym oknem
- transport i noclegi dla gości spoza miasta
- dekoracje, scenografia i materiały brandingowe
- parking, jeśli obiekt nie ma własnego
Ostatni punkt bywa niedoceniany. Trzysta osób szukających miejsca w okolicy to trzysta osób, które wchodzą na salę zirytowane. W Terminal Event Center parking ma ponad 350 miejsc i jest częścią obiektu, więc ten problem po prostu nie występuje.
Obejrzyj miejsce na żywo, zanim podpiszesz umowę
Zdjęcia w internecie zawsze są robione w najlepszym możliwym świetle i z najlepszego możliwego kąta. Wizyta na miejscu zajmuje godzinę, a pokazuje rzeczy, których nie da się wyczytać z oferty: jak brzmi sala, gdzie są toalety, którędy wejdą kelnerzy, czy foyer pomieści wszystkich w przerwie.
Zwróć uwagę na dojazd. Terminal Event Center leży 2 km od Portu Lotniczego Wrocław, blisko autostrady A8 i drogi S8, a tuż obok stoi Hotel Terminal z bazą noclegową dla ponad stu osób. Dla firmy, która ściąga gości z całej Polski albo z zagranicy, to realna oszczędność czasu i pieniędzy.
Jeśli szukasz miejsca na event firmowy we Wrocławiu, zobacz stronę Terminal Event Center i porównaj sale pod kątem swojej listy gości. Możesz też wejść na wizytówkę Google, obejrzeć zdjęcia z realizacji i od razu zadzwonić pod numer 71 773 55 75.
